Ta arbeidsmiljøet på alvor

Vi nærmer oss slutten på en lang prat med lederen for det som om få dager blir Trøndelags største aktør innen bedriftshelsetjeneste og HMS.
Samtalen har vært innom #metoo og tegneseriestripen Lunch som tar alle mulige viderverdigheter i kontormiljø helt på kornet. Men mest har det handlet om hvordan man skaper et fysisk og psykososialt trygt miljø på arbeidsplassen.

Møter konkurranse med sammenslåing
I nabobygget til Lade Arena, opp trappa fra Franske Nytelser, ligger et av kontorene til bedriften som fra nyttår blir Agenda HMS. Med arbeidsplassen som tema for årets siste utgave av Midtpunkt, er det naturlig å konsultere ekspertise som ser helheten i det som skjer på stedet der de fleste av oss tilbringer mye tid, tjener til livets opphold – og helst også får brukt mest mulig av det vi er gode på.
Markedet for bedriftshelsetjenester (BHT) har vært i stor endring siden 2010, da det kom ny lovgivning med godkjenningsordning gjennom Arbeidstilsynet. Før dette kunne hvem som helst kalle seg BHT. Det er mange lovpålagte krav i arbeidslivet, og BHT er obligatorisk for flere bransjer.
- Det har tidligere vært en litt «beskyttet bransje», men etter 2010 har konkurransen tilspisset seg. Så da gjelder det å være best på mange plan, innleder daglig leder Kjersti Kleven.
- Hva hjelper dere bedriftene med?
- Arbeidsmiljøloven er rammeverket for arbeidslivet vårt, og den er hele tiden i endring. Vi rådgir ut fra lovverket, og vi informerer ofte våre kunder og medlemmer om at nye lover og forskrifter er kommet. Fra 1. januar i 2017 ble det for eksempel innført et tydeligere krav om at man som arbeidsgiver skal risikovurdere om det er fare for vold og trusler på arbeidsplassen. Dette er særlig relevant der det kan foreligge trusler om ytre fare, for eksempel i skoler og offentlige etater. Uropatruljen er også et veldig aktuelt eksempel fra Trondheim, sier Kleven.
- Vi kan hjelpe bedriftene med risikovurdering, opplæringstilbud, og konkrete tiltak. Mange har nytte av bistand til å få systematikk det som går på policy og rutiner. Det dreier seg om å lære å jobbe forebyggende på et systematisk og organisatorisk nivå for å hindre uønskede hendelser. Det er dessuten god økonomi i et velfungerende HMS-arbeid, smiler Kleven.

#Metoo
Det er mye fokus på seksuell trakassering i mediebildet. #metoo-kampanjer innen kulturfeltet følges opp av flere miljøer, blant annet i mediebransjen selv og i akademia. NTNU-ledelsen skapte debatt da de ikke ønsket å ta med spørsmål om seksuell trakassering i sin arbeidsmiljøundersøkelse nylig.
- Hva er dine tanker rundt dette fenomenet som fagperson?
- Vi følger veldig tett med på utviklingen. Jeg skal ikke uttale meg om NTNU-saken som sådan, men på generelt grunnlag anbefaler vi å ikke benytte spørsmål om seksuell trakassering i en slik anonymisert spørreundersøkelse som det var snakk om på NTNU, for man vil ikke få vite hvem det gjelder, dersom det rapporteres uønsket adferd. Det medfører en situasjon der det kan være vanskelig å vite hva slags tiltak man skal gå inn med. Først og fremst må man jobbe målrettet for en bedriftskultur som ikke aksepterer enkelthendelser og uønskede tilstander. Samtidig vet vi jo at på store arbeidsplasser skjer det ting. Statistisk sett blir om lag fem prosent utsatt for trakassering og/eller mobbing på arbeidsplassen.
- Hvordan kan man fange opp dette?
- Jeg tror det blir mer åpenhet rundt disse spørsmålene. Man er mye mer bevisst nå, og lovverket gir stadig bedre beskyttelse.

Konfliktsky ledelse lønner seg ikke
- Er det mye konflikter i trønderske virksomheter? Hva er ditt inntrykk?
- De aller, aller fleste trives godt på jobb. Det vet vi. Samtidig er det menneskelig med uenighet og konflikt. Det blir kanskje litt feil å si at det er spennende med konflikter. Men det er veldig tilfredsstillende og meningsfylt å være med på å løse problemer.
I sjefsstolen sprekker Kjersti Klevens ansikt opp i et stort smil.
- Vi har god og forskningsbasert metodikk for å hjelpe bedriftene i de vanskelige sakene. Juridisk kompetanse og organisasjonspsykologi trekker vi inn om det er nødvendig. Men igjen handler mye om å jobbe forebyggende og med gode rutiner, understreker Kleven, som sier kommunikasjon er helt sentralt.
- Mennesket kommuniserer helt fra vi er født, men jeg slutter aldri å la meg forundre over hvor ulikt folk kan oppfatte situasjoner. Helt forskjellig oppfatning gir rom for veldig mange misforståelser. Mye uro på arbeidsplassen begynner ofte nettopp slik, og uenighet kan tilspisse seg til konflikt. Mobbesaker kan ofte bunne i uhåndterte konflikter. Konfliktsky ledelse lønner seg ikke, påpeker Kleven.
- Hva med konflikter mellom leder og ansatt?
- Det hender at vi gir faglige råd som går på tvers av svaret som oppdragsgiver har ønsket å få, bekrefter hun med et lite glimt i øyet.
Hun synes det er spennende og utfordrende å gjøre ledere bedre på det de skal gjøre.
- Vi veileder gjerne de som ønsker å utvikle lederrollen sin, legger hun raskt til.
Samtidig påpeker hun at enkelte konflikter gjerne har utspring i at arbeidstager ikke er beredt på å bli bestemt over på arbeidsplassen – spøkefullt omtalt som å bli «utsatt for ledelse».
- Partssamarbeidet i Norge er veldig positivt, men jeg tror ikke alle er klare over forpliktelsene som ligger i lovverket. Misforståelser rundt dette gjør at ting kan krølle seg til. Det er kanskje rart å minne om det, men det er faktisk slik at man gir fra seg litt frihet når man går inn døra til jobben om morgenen, sier Kleven.

Obligatorisk lederkursing
Arbeidsmiljøloven skal balansere mange hensyn, også det som ligger innenfor medvirkningsplikt og styringsrett. Kleven legger ikke skjul på at hun er begeistret for lovverket og den lille røde som ligger lett tilgjengelig på pulten hennes.
- Lovverket gir mening. Men jeg har forståelse for at det er mye å sette seg inn i for en SMB.
- Er det noen formelle krav om at ledere må ha kunnskap om Arbeidsmiljøloven?
- Ja, ledere med personalansvar må gjennomgå kursing og skal ha et synlig bevis som dokumenterer dette, forteller Kjersti Kleven.

Fysisk arbeidsmiljø i fokus
Mens vi venter på at HMS-rådgiver og yrkeshygieniker Martin Mogensen kommer innom, tar journalisten seg i å humre av noen striper fra Lunch-universet til serietegner Børge Lund som henger litt her og der på kontoret.
- De er helt geniale, flirer Kleven, som godt kan kjenne seg igjen i mange av stripene.
Det er ikke bare Lunch og Midtpunkt som er opptatt av spørsmålet om cellekontor versus landskap i ulike former, viser det seg. Vi jobber med alle aspekter innen arbeidsmiljø, og på fysisk arbeidsmiljø er Martin eksperten, sier Kleven, og byr sin danske kollega en lenestol.
- Tittelen din er yrkeshygieniker. Hva gjør du til daglig?
- Jobben min er relatert til fysiske, kjemiske og biologiske arbeidsmijløfaktorer som for eksempel lys, lyd, støv og støy på arbeidsplass, for å si det litt enkelt. Jeg er ofte med på planleggingsstadiet i utforming av arbeidsplasser i nybygg sammen med arkitekt, interiørarkitekt og andre relevante faggrupper, opplyser han.
Kleven og Mogensen forteller at det er mange omstillings- og endringsprosesser som pågår nå og i tiden fremover. For at dette skal lykkes, mener de gode psykososiale organisatoriske prosesser i forkant er nødvendig – med god informasjon og medvirkning fra de ansatte. Det verste en ledelse kan gjøre er å trumfe ting gjennom uten medvirkningsprosess, mener de.
- Det kan fort bli dyrere å gå inn og endre arkitektonisk på ting i etterkant, slik man eksempelvis har sett i det nye prestisjebygget ved universitetet i Malmø Der laget man fleksible arbeidsplassløsninger som de ansatte nektet å jobbe i. Resultatet: en massiv ombygning til mange millioner kroner.
- Hvilke løsninger anbefaler dere for kontorrotter som meg selv?
- Vi er ikke motstandere av åpent landskap. Men fra vårt faglige ståsted mener vi at det må benyttes med varsomhet. Det er svært viktig å gjøre en grundig analyse sammen med de ansatte på hva slags oppgaver som skal løses i arbeidsmiljøet. Har du konsentrasjonsoppgaver, så bør du ikke jobbe i landskap. Sitter du derimot i en prosjektgruppe der informasjon og kunnskap utveksles, ja da kan landskap være hensiktsmessig, sier Mogensen.
Han viser til den ferske gjennomgangen av nyere forskning på åpne landskap som ble publisert i september av Jan Vilhelm Bakke, arbeidsmedisiner og overlege i Arbeidstilsynet, og Knut Inge Fostervold, som er førsteamanuensis i psykologi ved UiO. Artikkelen konkluderer med at åpne kontorlandskap kan medføre helsemessige negative konsekvenser og må brukes «med ekstremt stor varsomhet».
- Det er vanskelig å ha en dårlig dag i et kontorlandskap. I HMS-perspektiv er det et alvorlig bekymringstegn når vi ser stadig flere som setter på seg disse BOSE-hodetelefonene for å kunne gjøre jobben sin. Per definisjon er dette verneutstyr for å skjerme støyen unna, og blir på en måte erstatning for kontordøra, sier Mogensen.
- Bakke og Fostervold viser til et antall forskningsartikler som viser at produktiviteten synker og sykefraværet øker ved ulike åpne løsninger sammenlignet med mer lukkede kontorløsninger. Hva er din erfaring?
- Man sier gjerne at 80 prosent av alle kostnader i en gjennomsnittlig virksomhet er lønn og sosiale kostnader, mens lokaler står for 7-8 prosent. Hvis produktiviteten faller opptil 25 prosent når noen flytter fra cellekontor til åpne landskap, så sier det seg selv at det blir dyrt, sier han.
Mogensen ser økt globalisering av trender for utforming av fysisk arbeidsmiljø. Det er ikke nødvendigvis alle løsninger som passer like bra for alle. Derfor er han så opptatt av at de som bedriftshelsetjeneste blir tatt inn i planleggingsfasen tidligst mulig.
- Da kan vi komme i gode prosesser som setter brukeren i sentrum. Noen ganger kan det estetiske komme litt i konflikt med funksjonalitet. Vi har kranglet mye med interiørarkitekter, det skal være sikkert og visst. Men vi har hatt mye bra samarbeid med arkitekter også, bare for å understreke det, gliser Martin Mogensen til farvel.

Tekst og foto: Kenneth Stoltz